Verneombudskurs kortere enn 40 timer: avtale og forsvarlighetsvurdering
I utgangspunktet skal opplæringen for verneombud være på minst 40 timer, men partene kan avtale kortere opplæringstid dersom forholdene tillater det og risikobildet er begrenset (forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 3-19).
Dette HMS-kurset er nettopp et alternativ til vanlig 40-timerskurs for verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg (AMU).
Det må skrives en avtale som dokumenterer at partene finner det hensiktsmessig å velge tilpasset verneombudskurs. Bedriften må selv utarbeide denne avtalen. Avtalen fylles ut sammen med en forsvarlighetsvurdering, og oppbevares av bedriften slik at den kan fremvises Arbeidstilsynet ved tilsyn.
Det anbefales å underskrive avtalen før man setter i gang med verneombudskurset.
Lovgrunnlaget
«Opplæringens varighet skal være minst 40 timer. Det kan avtales en kortere opplæring enn 40 timer, dersom partene i fellesskap er kommet fram til at det er forsvarlig ut fra en vurdering av problemenes karakter og omfang.»
Bestemmelsen inneholder tre vilkår som alle må være oppfylt før kortere opplæring kan velges:
- Partene i fellesskap. Arbeidsgiver og arbeidstakerne (ved tillitsvalgte, verneombud eller AMU) må være enige. Arbeidsgiver kan ikke bestemme dette alene.
- Forsvarlig. Opplæringen må fortsatt gjøre verneombudet i stand til å utføre vervet på forsvarlig måte, jf. arbeidsmiljøloven § 6-5.
- Vurdering av problemenes karakter og omfang. Konklusjonen må bygge på en konkret vurdering av risikobildet i virksomheten. Det er denne vurderingen vi kaller en forsvarlighetsvurdering.
Innholdet i opplæringen (§ 3-18)
Uansett varighet skal opplæringen etter § 3-18 gi verneombud og AMU-medlemmer:
- forståelse av hva fullt forsvarlig arbeidsmiljø innebærer på egen arbeidsplass, og hvilke roller arbeidsgiver, arbeidstaker, AMU, verneombud, bedriftshelsetjeneste og Arbeidstilsynet har
- kunnskap om det løpende HMS-arbeidet basert på medvirkning, dokumentasjon og systematikk
- kunnskap til å gjennomføre en enkel risikovurdering av fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold
- evne til å identifisere faktorer som fremmer eller hemmer et godt psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø
- evne til å identifisere de viktigste fysiske arbeidsmiljøfaktorene, blant annet ergonomi, støy og inneklima
- innføring i arbeidsmiljøloven og andre aktuelle lover og regler
Kursets 16 moduler dekker alle disse punktene. Brukes det kjemiske stoffer eller biologisk materiale i virksomheten, skal det i tillegg gis opplæring om helsefarene. Hovedverneombud skal ha minst samme opplæring som andre verneombud, pluss det som trengs for oppgavene sine.
Når kan kortere opplæring være forsvarlig?
Forskriften sier ikke hvilke virksomheter som kan velge kortere opplæring. Det avgjørende er «problemenes karakter og omfang» i den enkelte virksomheten. Listen under er veiledende, ikke uttømmende.
Forhold som kan tale for kortere opplæring
- ✓Begrenset risikobilde, for eksempel kontor, IT, administrasjon, handel og tjenesteyting
- ✓Få ansatte, oversiktlig organisering og ett arbeidssted
- ✓Ingen bruk av farlige kjemikalier, tungt utstyr eller arbeid i høyden
- ✓Få eller ingen registrerte skader, ulykker eller alvorlige avvik
- ✓Et velfungerende internkontrollsystem med oppdatert risikovurdering
Forhold som taler for full 40-timers opplæring
- !Bygg og anlegg, industri, transport, olje og gass og andre bransjer med høy ulykkesrisiko
- !Bruk av kjemikalier eller biologisk materiale (arbeidsmiljøloven § 4-5)
- !Alenearbeid, nattarbeid, skiftarbeid eller risiko for vold og trusler
- !Høy skadefrekvens, mange lokasjoner eller flere verneområder
- !Særlig kompliserte arbeidsmiljøproblemer i verneområdet (§ 3-18)
Det er partene som må ta stilling til om kortere opplæring er forsvarlig i deres virksomhet, og konklusjonen må begrunnes i forsvarlighetsvurderingen. Ligger virksomheten i grenseland, kan partene avtale kortere opplæring kombinert med bransjespesifikk tilleggsopplæring. Kurset finnes i bransjetilpassede utgaver.
Hva må avtales?
Avtalen er den skriftlige dokumentasjonen på at partene i fellesskap har kommet fram til at kortere opplæring er forsvarlig. Den bør være kort og konkret, og inneholde:
- 1
Partene
Arbeidsgiver og arbeidstakernes representanter (tillitsvalgt, verneombud eller arbeidsmiljøutvalg).
- 2
Hvem avtalen gjelder for
Navn og rolle på verneombud, vara-verneombud og eventuelle AMU-medlemmer som omfattes.
- 3
Hvilken opplæring som velges
Kursnavn, leverandør, antall moduler og estimert varighet. For dette kurset: HMS-kurs for verneombud fra HMSveileder.no, 16 moduler, 6-8 timer.
- 4
Begrunnelse
Hvorfor partene mener kortere opplæring er forsvarlig, med henvisning til forsvarlighetsvurderingen.
- 5
Tilleggsopplæring
Bransjespesifikk opplæring, opplæring om kjemikalier eller annet som skal gis i tillegg til kurset.
- 6
Varighet og revisjon
Hvor lenge avtalen gjelder, og når den skal vurderes på nytt (for eksempel ved nytt verneombud, endringer i virksomheten eller etter tilsyn).
- 7
Dato og signatur
Avtalen dateres og signeres av begge parter.
Vi tilbyr ikke en ferdig avtalemal. Avtalen skal beskrive forholdene i den enkelte virksomheten, og bedriften utarbeider den derfor selv. Bruk sjekklisten over som disposisjon.
Hva skal forsvarlighetsvurderingen inneholde?
Forsvarlighetsvurderingen er grunnlaget for avtalen. Den skal vise at partene har vurdert «problemenes karakter og omfang» i virksomheten, og forklare hvorfor kortere opplæring likevel gir verneombudet den kompetansen vervet krever.
✓Bransje og type virksomhet
Hva virksomheten driver med, og hvilke arbeidsoppgaver de ansatte utfører.
✓Organisering
Antall ansatte, arbeidssteder og verneområder. Har virksomheten AMU og bedriftshelsetjeneste?
✓Bransjetypiske risikofaktorer
Hvilke farer er vanlige i bransjen, og i hvilken grad gjelder de for denne virksomheten?
✓Virksomhetsspesifikke forhold
Vis til virksomhetens egen risikovurdering i internkontrollsystemet. Hvilke farer er kartlagt, og hvilke tiltak er satt inn?
✓Historikk
Registrerte skader, ulykker, nestenulykker, avvik og arbeidsrelatert sykefravær de siste årene.
✓Dekning av innholdskravene i § 3-18
Dekker kurset punktene a til f for denne virksomheten? Er det behov for tilleggsopplæring, for eksempel om kjemikalier?
✓Konklusjon
Er kortere opplæring forsvarlig ut fra problemenes karakter og omfang? Begrunn svaret.
✓Ansvarlig, dato og ny vurdering
Hvem har gjort vurderingen, når, og når skal den gjøres på nytt?
Risikovurdering
Systematisk kartlegging av farer i virksomheten og tiltak for å redusere risiko. Kreves av internkontrollforskriften § 5 og skal finnes i alle virksomheter.
Forsvarlighetsvurdering
Vurdering av om valgt omfang på opplæringen er forsvarlig gitt risikobildet. Bygger på risikovurderingen, men svarer på et annet spørsmål: er kortere opplæring godt nok her?
Mangler virksomheten en oppdatert risikovurdering, bør den gjøres først. Last ned gratis mal for risikovurdering.
Anbefalt rekkefølge
- 1
Gjennomfør forsvarlighetsvurderingen
Bruk sjekklisten over. Ta utgangspunkt i virksomhetens risikovurdering.
- 2
Skriv og signer avtalen
Arbeidsgiver og arbeidstakernes representanter signerer avtalen om kortere opplæring.
- 3
Gjennomfør verneombudskurset
Verneombudet tar kurset i eget tempo og laster ned kursbeviset ved fullføring.
- 4
Arkiver dokumentasjonen samlet
Avtale, forsvarlighetsvurdering og kursbevis oppbevares sammen i internkontrollsystemet.
Oppbevaring og tilsyn
Internkontrollforskriften § 5 krever at HMS-arbeidet dokumenteres skriftlig. Avtalen og forsvarlighetsvurderingen hører hjemme sammen med kursbeviset i internkontrollsystemet, for eksempel under kompetanse og opplæring. Dokumentene skal kunne legges fram for Arbeidstilsynet ved tilsyn.
Klar til å starte?
Kurset er kostnadsfritt å gjennomføre. Du betaler kun hvis du ønsker kursbeviset etter fullført kurs.
Ofte stilte spørsmål om avtale og forsvarlighetsvurdering
Kan verneombudet ta kurset uten at det er inngått avtale?+
Ja, kurset kan gjennomføres når som helst. Men for at virksomheten skal oppfylle kravet i forskriftens § 3-19, må partene i fellesskap ha avtalt kortere opplæring, og avtalen må bygge på en forsvarlighetsvurdering. Vi anbefaler derfor å få avtalen på plass før kursstart.
Hvem skal signere avtalen?+
Avtalen inngås mellom arbeidsgiver og arbeidstakerne. Arbeidstakersiden representeres normalt av tillitsvalgte, verneombudet eller arbeidsmiljøutvalget. Begge parter signerer og daterer avtalen.
Tilbyr dere en ferdig mal for avtalen?+
Nei. Avtalen og forsvarlighetsvurderingen skal speile forholdene i den enkelte virksomheten, og bedriften må derfor utarbeide dokumentene selv. Sjekklistene på denne siden viser hva de bør inneholde.
Må avtalen fornyes?+
Forskriften setter ingen fast varighet, men vurderingen bør gjøres på nytt når forutsetningene endrer seg: ved nytt verneombud, endringer i virksomheten, nye risikoforhold, etter ulykker eller etter tilsyn. Skriv inn i avtalen når den skal gjennomgås.
Hva skjer ved tilsyn hvis vi mangler avtale og forsvarlighetsvurdering?+
Arbeidstilsynet kan be om dokumentasjon på at verneombudet har fått opplæring i tråd med forskriften. Mangler avtalen, kan tilsynet legge til grunn at hovedregelen om minst 40 timer gjelder, og gi pålegg om å gjennomføre opplæring eller dokumentere at kortere opplæring er forsvarlig.
Gjelder dette også for medlemmer av arbeidsmiljøutvalget (AMU)?+
Ja. § 3-18 og § 3-19 gjelder både verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg. Hovedverneombud skal i tillegg ha den opplæringen som er nødvendig for oppgavene sine.
Dekker kurset innholdskravene i § 3-18?+
Ja. Kursets 16 moduler dekker punktene a til f i § 3-18: roller og ansvar, systematisk HMS-arbeid, risikovurdering, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, fysisk arbeidsmiljø og lovverket. Bruker virksomheten kjemikalier eller biologisk materiale, må det gis tilleggsopplæring om helsefarene.